武商院发〔2013〕34号

为加强学校公文管理，规范学校公文办理流程，提高公文质量和办文效率，根据《武汉商贸职业学院公文处理办法》的有关规定，结合学校实际，制定本规定。本规定所规范的文件是指学校所发的通知、请示、报告、决定、会议纪要以及对外报送的文件、信函、报表。

一、文件签批流程

学校文件由学校办公室统一归口管理。文件签批流程如下：

（一）职能部门拟稿

需要以学校党委、行政名义印发的文件，由职能部门拟稿人根据内容按照公文格式起草文稿。起草完成的文稿应附上《发文处理笺》，并按照要求填写拟稿部门、拟稿人、核稿人、紧急程度、发送范围等信息。

（二）部门负责人审核

部门草拟的文稿交部门负责人全面审核内容，核查文稿内容是否属实、数据是否准确等。

如果文稿内容涉及到其他部门业务范围的，应送有关部门进行审核会签。

(三)拟稿部门分管校领导审批

拟稿部门分管校领导负责审批拟文所涉及事项的可行性，审核文稿内容是否完备、表述是否准确、逻辑层次是否清晰以及文字是否规范。

（四）专题会审议

如果文稿内容为在全校范围内执行的全校性工作计划、各项规章制度、管理办法、工作方案或实施细则等，则需经校党委会、校长办公会、校务委员会等相应的专题会审议通过，方可进入签发流程。

（五）学校办公室主任校核文稿

经拟稿部门分管校领导审批后的文稿或经学校专题会审议通过的文稿，由拟稿部门行政秘书将文稿的纸版及电子版报送学校办公室。

学校办公室校核的重点为：文稿的审批手续是否完备，附件材料是否齐全，是否必须行文，内容与上级和学校已发文件是否一致，文种使用和文字表述是否准确、规范，文件格式是否正确，文件发布范围是否适当等，并决定使用何种发文代字，以保证文件的准确性和严肃性。

经学校办公室认为需要对文稿进行修改的，由学校办公室提出修改意见后将文稿返回拟稿部门修改；对于不符合办文要求的文稿，由学校办公室将文稿退回拟稿部门重新拟文。

（六）校领导签发

学校办公室校核审定后的文件，根据文件的不同的类型和校领导的分工，由相关校领导负责签发。校领导签发文件职责划分明确如下：

1.以学校党委名义下发或外报的文件，由校党委书记签发，党委书记不在校时，党委书记可以委托党委副书记代为签发。

2. 以学校行政的名义对外报送的文件必须由校长签发，校长不在校时，可以由校长委托常务副校长代为签发。

3. 凡是涉及到学校行政机构设置变动、中层及以上干部（含部门正职、副职及助理）聘任、调整，员工奖惩，重要工作流程或者制度改变等事项，经过校长办公会或校务委员会等有关会议讨论通过后，报校长签发，校长不在校时，可以由校长委托常务副校长代为签发。

4.与教育、教学、行政管理有关的单项工作的指示、规定、通知等文件由常务副校长（教育教学委员会主任）签发。

5.凡是经过会议研究通过的文件，或以学校办公室名义发出的通知、短信平台信息等，由分管行政的副校长签发。

（七）文件存档

以学校党委、行政名义发文以及学校办公室发文的文件由学校办公室负责归档；其他公文由主管单位或档案管理部门负责归档。

三、本规定即日起开始执行，由学校办公室负责解释。